El Certificado Electrónico de Empresa o de Representante de Persona Jurídica es un medio que permite garantizar legalmente la identidad del representante de una empresa en Internet, se emiten para la relación de las Personas Jurídicas a través de sus Representantes legales en sus relaciones con las administraciones públicas o en la contratación de bienes o servicios propios o concernientes a actividad ordinaria.
Desde hace unos años se sustituyó la expedición de certificados a nombre de las empresas por los certificados de representantes de empresas. El Certificado Electrónico de Empresa es el principal medio que tienen las entidades para relacionarse con la Administración Pública. Hoy en día es totalmente necesario que todas las empresas, tengan operativo su certificado de representación de persona jurídica, ya que es imprescindible para la realización de los principales trámites: tales como alta de empresa en la Agencia Tributaria y Seguridad Social, presentación de declaraciones y pago de impuestos, recepción de notificaciones, presentación de solicitudes de cualquier tipo…
A diferencia de los certificado electrónicos de Persona Física, los Certificados de Representantes de entidades no son gratuitos y hay que pagar una tasa para descargarlo. El importe variará dependiendo si el certificado es de administrador o de representante.
¿Qué funcionalidad tiene el Certificado Electrónico de Empresa?
- Agilizar y abaratar gestiones con la Administración Pública.
- Aumento de la productividad y competitividad de la empresa.
- Simplificación y automatización de la gestión documental.
- Reducción de errores al eliminar procedimientos manuales.
- Favorecer la eliminación de documentos impresos.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales.
¿Qué tipos de Certificado Electrónico de Empresa existen?
Dentro de los certificados electrónicos de representantes distinguimos tres categorías. ¿Qué certificado de representación debemos solicitar?
Certificado de Representación de Administrador Único y/o Solidario:
Este certificado puede ser obtenido por las Sociedades Anónimas (SA) y las Sociedades Limitadas (SL), si el representante de la sociedad es Administrador Único y/o Solidario y se encuentra correctamente inscrito en el Registro Mercantil. Son las sociedades cuyo NIF comienza por A o B, en función si es una Sociedad Anónima u Sociedad Limitada.
Certificado de Representación de Persona Jurídica:
Este certificado se expide a las personas físicas como representantes cuando no son administradores de una sociedad. Principalmente aquí encuadramos a las Cooperativas, Sociedades Civiles y Asociaciones. Nuevamente nos fijamos en el NIF para conocer que entidades pueden solicitar este certificado:
- Las sociedades que tengan como administrador único a otra sociedad.
- A y B: Las sociedades anónimas y limitadas, si el representante de la sociedad es mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, consejero delegado solidario, administrador conjunto, liquidador, etc…y tiene poderes específicos de representación que le permitan obtener este tipo de certificado.
- C: Sociedades colectivas.
- D: Sociedades comanditarias.
- F: Sociedades cooperativas.
- G: Asociaciones L.O. 1/2002, fundaciones, partidos políticos, sindicatos, asociación de consumidores y usuarios, organización empresarial, federaciones deportivas, otras asociaciones distintas de las anteriores con personalidad jurídica.
- J: Sociedades civiles.
- N: Entidades extranjeras con personalidad jurídica, EO procedente EORI, In procedente IVA no establecidos, NR procedente no residentes 210, sociedades anónimas europeas, sociedades cooperativas europeas, corporación, asociación o ente con personalidad jurídica con presencia en España, embajadas, consulados u oficina comercial país extr. en España.
- P: Ayuntamientos o diputaciones.
- Q: Organismos públicos.
- R: Congregaciones e instituciones religiosas.
- S: Gobiernos de las CC.AA.
- V: Sociedad agraria en transformación, agrupación de interés económico, agrupación europea de interés económico.
Certificado de Representación de Entidad sin Personalidad Jurídica:
Fijándonos en la letra inicial de su NIF, en este grupo encuadramos:
- E: Comunidades de bienes, herencias yacentes, titularidad compartida de explotaciones agrarias.
- H: Comunidades de propietarios.
- N: Corporación o ente independiente, pero sin personalidad jurídica con presencia en España, conj. unit. bienes pertenecientes a 2 o más personas en común sin personalidad jurídica con presencia en España, entidades en atrib. rentas constituidas en el extranjero sin presencia en España
- P: Juntas vecinales, departamento u órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica.
- S: Órganos de la administración central y autonómica, excepto los Gobiernos de las CC.AA.
- U: Unión temporal de empresas.
- V: Otros tipos sin personalidad jurídica como son: fondo de inversiones, fondo de capital-riesgo, fondo de pensiones, fondo de regulación de mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria, fondo de titulización de activos, fondo de garantía de inversiones…
- W: Entidades no residentes con establecimiento permanente en España.
¿Cómo obtener el certificado electrónico de Representante?
El certificado electrónico de empresa es emitido por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre a nombre del Representante de la entidad y tiene una validez de 2 años desde su expedición. La solicitud se realiza a través de la Sede Electrónica de la FNMT-RCM.
Antes de comenzar la solicitud y descarga del certificado es necesario conocer una serie de consideraciones previas acerca de la configuración y de los certificados electrónicos.
Acceso a consideraciones previas ⇒
¿Cuáles son los pasos a seguir?
- Solicitud vía Internet del certificado. Por correo electrónico le llegará el Código de Solicitud, que tendrá que utilizar para acreditar la identidad y para la posterior descarga del certificado.
- Acreditación de Identidad: Una vez obtenido el código de solicitud, será necesario acudir a una Oficina de Registro para acreditar nuestra identidad, para que se nos habilite la descarga del certificado. Para los Certificados Electrónicos de Administrador de Sociedad, si se dispone de Certificado Electrónico de Persona Física; la solicitud podrá realizarse con el certificado personal y de esta forma no será necesario acudir a acreditar la identidad.
- Descarga del certificado: Nuestro certificado electrónico de empresa quedará habilitado y recibiremos un correo de la FNMT indicando que ya es posible descargar el certificado e instalarlo en el ordenador.
Un vez descargado el certificado es recomendable realizar una copia de seguridad del certificado en un dispositivo de almacenamiento externo.
Si desea obtener su Certificado Electrónico de Empresa contáctenos enviándonos un correo electrónico a nuestra dirección info@suarezyrodriguezasesores.com
¿Dónde podemos acreditar la identidad?
Tras obtener el código de solicitud, para continuar el proceso es necesario acudir a una Oficina de Registro para acreditar nuestra identidad. Esta acreditación tendrá que realizarse ante la Agencia Tributaria siendo necesario solicitar cita previa o en una oficina de Correos (recientemente habilitado).
¿Cómo podemos encontrar nuestra oficina de la Agencia Tributaria más cercana para acreditar la identidad? La FNMT-RCM, ha habilitado en su web un localizador de oficina de acreditación de identidad; incluyendo la ubicación actual, el localizador le indicará las oficinas más cercanas.
Acceso al Localizador de Oficinas de Acreditación de Identidad ⇒
Recientemente también se ha habilitado un sistema de acreditación de identidad para certificados de Representantes de empresa a través de las Oficinas de Correos. Desde la oficina de Correos, se enviará a la Agencia Tributaria mediante el sistema ORVE (Oficina de Registro Virtual) toda la documentación que acredite la representación de la entidad. El coste del servicio es de 3,99 euros, y en caso de que toda la documentación esté correcta, el plazo de respuesta y aceptación para la descarga el certificado de representante es de 4 días hábiles.
Para más información no dude en contactar con nosotros ⇒
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